על פי מאמר של ניק מילטון (Nick Milton) מחברת Knoco (קישור לכתבה ניתן למצוא בסוף הפוסט) בימים אלה (נכון ל18.11.2016) מתגבש תקן ISO לניהול הידע בארגונים. תקן זה יצטרף, במידה ויפורסם, לכל שאר התקנים הקשורים אשר פורסמו בעבר ע"י הגוף המוכר והרציני אשר רק שמו מהוה תו תקן לאיכות ורצינות.
על פי דבריו של מילטון, התקן סיים את שלב הוועדות ולאחריו הוא צפוי להתפרסם כטיוטא סופית בדרך להיות תקן בילאומי אשר יחייב כל ארגון שעובד על פי ISO ליישם.
תקן זה, בניגוד לשאר התקנים בתחום, מעורר מחלוקות. מצד אחד יש הטוענים שניהול ידע הוא יותר "פילוסופיה" מאשר תחום מוגדר בו לא ניתן לקבוע תקינה. מצד שני אין ספק כי נושא ניהול הידע בארגונים לוקה בחסר דווקא בגלל חוסר האחידות בהבנה של מהו "ניהול ידע" והרי לא לשם כך קמו ארגוני תקנים מלכתחילה?
מילטון טוען כי למרות שאכן נושא "ניהול הידע" הוא רחב והמשמעות שלנו משתנה מארגון לארגון, תקינה בנושא תעזור להמנע מכמה טעויות אשר נוטות לחזור על עצמן כאשר ארגון מנסה לבנות "ניהול ידע". הוא מעלה שלוש נקודות עיקריות אשר הוא מזהה ככשלים מובנים בפרוייקט ניהול ידע ולדעתו תקן בנושא ייסע להמנע מהן:
1. נושא ניהול הידע הינו תחום אשר קשה להגדירו ותקן יסיע בכך
כפי שכבר נכתב, הרבה ארגונים והרבה אנשים רואים את נושא ניהול הידע אחרת ולפי דעת מילטון יש אותה כמות הגדרות לנושא ככמות הארגונים אשר מיישמים ניהול ידע.
בד"כ כאשר לקוח חדש מגיע לKnoco ומבקש סיוע בניהול הידע השאלה הראשונה הנשאלת היא "מהו ניהול ידע בשבילך?" במקרים רבים "ניהול הידע" עבור הלקוח כולל בתוכו רק מערכת תיעוד מסמכים חדשה, הדרכת עובדים או מקסום השימוש בידע הקיים במערכת. עבור תחומים אלה ורבים אחרים כבר קיימים פתרונות מספקים אשר לא מחייבים חשיבה מחודשת, ולדעת מילטון, תקן אשר יגיע מגוף מוכר כגון ISO יסייע בארגון ההגדרות.
2. ניהול ידע הוא כר פורה לטעויות נפוצות אשר ניתן להמנע מהן
ידוע כי פרוייטקים רבים בתחום ניהול הידע נכשלים בגלל אותן טעויות נפוצות ומילטון מונה 7 מהן:
- נושא ניהול הידע לא מוגדר מראש כיתרון עסקי ולכן לא מועלה לראש מעייניהם של הבכירים.
- פרוייקט בניהול ידע לא מוגדר כ"שינוי" מהותי ושוב, לא מוצג כיתרון ליישומו.
- בהרבה פרוייטים תחום ניהול הידע לא מיושם במלואו. בד"כ רק החלק הטכנולוגי הפרקטי מיושם ומשום כך ננטש במהלך העבודה השוטפת לאחר יישומו.
- פרוייטקים רבים לא מוצגים כמהותיים לארגון ולכן אין להם הרבה תומכים בעלי השפעה בארגון.
- בהמשך לסעיף הקודם, רוב צוותי הפרוייקטים מורכבים מאנשים שהם לאו דווקא העלית של החברה, דבר אשר לא מסייע לפרוייקט להצליח.
- שוב, בהמשך לסעיף הקודם, הפרוייקט נוטה להיות מיושם בחברה על ידי העובדים הנלהבים בלבד (ולא כל העובדים) דבר אשר מהווה כשל מובנה בסיום הפרויקט.
- תחום ניהול הידע לא מטמע באופן מלא בליבת העיסוק של הארגון אלא כנושא שולי של nice to have ועם הזמן ננטש.
לדעת מילטון, תקינה בנושא תעזור להמנע מטעויות נפוצות אלה ותתרום להצלחת הפרוייקטים רבים יותר בארגונים רבים יותר ומכאן גם להתחלת וישום פרוייקטים רבים יותר משום שקיימות יותר הצלחות בתחום.
3. תקן יחייב את חברות מיקור החוץ לנהל את הידע שלהם בצורה זהה לשלך
על פי מילטון, ארגונים אשר עובדים עם חברות במיקור חוץ (outsourcing) בד"כ מנהלים את הידע שלהם באופן שונה. בעיה זו מקשה על ידע לזרום באופן נוח ושימושי בין שתי החברות ולא מאפשרת שימוש נכון בידע הנצבר. תקינה בתחום תכריח את שתי החברות לעבוד בצורה דומה ומכאן שמידע יוכל לעבור בין החברות בצורה שוטפת ויעילה.
לסיכומו של מילטון, אין לו ספק כי התחום הוא אכן בעייתי (לכל הפחות) לתקינה אך כמו בכל תקן אחר, ההגדרות הבסיסיות יהיו זהות והתחומים האפורים יהיו מוגדים דבר אשר יאפשר ל"פילוסופיה" להמשיך להתקיים לצד טכניקות קבועות ומסודרות. בנוסף לכך, תקן יאפשר לגוף חיצוני (למשל ISO עצמה או Knoco) לבחון את ניהול הידע בארגון ולשפרו ובכך לתרום להצלחת הארגון.
עד כאן תוכן המאמר.
מכאן אמשיך בעצמי ואוסיף. בתור מהנדס, עולם התקנים מוכר לי היטב. בכל יום אני מקבל החלטות על סמך תקינה בינלאומית ואני מסכים כי הנושא קריטי לעבודה נכונה. מצד שני, התחום בו אני עוסק (הנדסת מכונות) הוא תחום קל להגדרה: משקלים, מרחקים, הספקים ומידות מאפשרים לקבוע תקנים ברורים וחד משמעיים. תחום התקינה בניהול מאז ומעולם נראה לי כמו משהו ערטיאלי מאוד אשר מהווה קווים מנחים יותר מאשר "חובה על פי התקן". מכאן שתקן בנושא ניהול ידע נופל אצלי באותה הקטגוריה. אין ספק שהגדרות ברורות הן קריטיות לכל תחום ניהולי (כולל ניהול ידע) אך יש צורך להשאיר מספיק תחומים אפורים כך שארגון יוכל להתאים את הנושא לליבת עיסוקו ולסייע בכך למטרות הארגון, שבניגוד להגדרה הרווחת, הוא לא תמיד ייצור כסף.
לגבי בלוגים, היות וזהו הפוסט הראשון אותו אני רושם אי פעם, אני מרגיש צורך (ומחוייב גם ע"י המרצה) להייחס מעט לנושא. כתיבת בלוג זה הייתה לי חוויה נעימה אשר לא חוויתי מעולם בכתיבה באינטרנט. בד"כ הדעות שלי היו מוגבלות לפוסטים בפייסבוק אשר בהוויתו מגביל מאוד באורך הטקסט ובצורת הכתיבה. אני יכול להבין מדוע בלוג הוא חיוני לארגונים על מנת להיות מחובר ללקוחותיהם וללקוחותיהם מחוברים חזרה אליהם. זאת צורה נוחה להעביר מידע בצורה נגישה ומאפשר לתת ללקוחות קיימים ופוטנציאלים מעט מן הנעשה "מאחורי הקלעים" ולחבר אותם לא רק למטרות הגדולות והמפורסמות אלא גם לאנשים עצמם בארגון. בתור דוגמה, ניתן להשתסכל בבלוג של חברת אפל (Apple) אשר מראה שהחברה היא יותר מאייפון ומקינטוש. ניתן לראות כי החברה עוסקת גם באיכות סביבה בצורה מאסיבית ובאנרגיות מתחדשות. חברה או אדם אשר ירצה קשר עם הארגון יוכל לרפרף בין הפוסטים השונים ולקבל מידע נקי יותר על הנעשה בחברה ללא העריכה של עיתון כזה או אחר.
קישור לכתבה המקורית של ניק מילטון:
קישור לבלוג הרשמי של אפל:
עד כאן לפוסט זה. מקווה שנהנית לקרוא.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה