לאחר שדיברנו בצורה נרחבת בפוסטים הקודמים שלנו על חשיבות הידע וניהולו באופן יעיל וזמין. עכשיו עלינו לדון בנושא נלווה שבד"כ לא מקבל תשומת לב מספקת והוא שימור הידע לטווח ארוך.
על פי הנתונים שראינו בכיתה, נאסא עצמה מודה כי לא בטוח שיש בחברה עצמה ידע מספק בכדי להנחית (שוב) אדם על הירח.
ארגון שמנהל ידע בצורה נכונה שומר את רוב הידע שלו כך שיהיה זמין לעובדים אחרים או חדשים אך גם בארגונים כאלה יש לתת את הדעת על אובדן ידע לטווח ארוך.
עיקר הבעייתיות בשימור ידע הוא דווקא בידע סמוי. כלומר, ידע שקיים בארגון אך הוא לא מוסדר, לא שמור בצורה נכונה או יעילה ובעיקר, שמור אצל אנשים בראש והוא זה שבעצם בא לידי ביטוי "בנסיון".
היכן עיקר הבעיה מתרחשת? כאשר עובד עוזב.
עוזב לתפקיד אחר (באופן רוחבי או אנכי), עוזב את החברה, יוצא לפנסיה, מתפטר או מפוטר נפטר חו"ח וכו'.
מצאתי מאמר מ KMI institute (קישור) אשר מציע 5 שלבים על מנת לשמור בצורה טובה יותר על ניהול הידע.
1. קבע אסטרטגיית שימור ידע (Establish a knowledge continuity strateg)
כלומר, תחילה יש להכיר בבעיה. לאחר מכן יש לקבוע בצורה מוסדרת אסטרטגיה אשר מטפלת באופן אקטיבי בשימור ידע לטווח ארוך. יש לבצע ניהול סיכונים עסקי לניהול הידע (כפי שגם נלמד בשיעור). מטרת שלב זה היא למצוא שיטה אשר מורידה את אובדן הידע למינימום.
2. אפיין תפקידי ותהליכי מפתח בארגון (Identify key roles and processes across the enterprise).
יש למצוא מהם תפקידי הליבה אשר הפסד של הידע בהם יהווה בעיה. עיקר הבעיה תימצא בעובדים בליבת העשייה אשר פורשים בטווח זמן קצר עד בינוני.
3. יישם ערכות שימור ידע תלויות הקשרים (Implement context-based knowledge resource kits)
בצורה זו, אותם עובדים שזיהית בשלב הקודם יוכלו לשמור את הידע שלהם בצורה אשר תוכל לשמש עובדים אחרים. כמובן שיש הבדל בשמירת ידע של מהנדס מכונות מרואה חשבון ושל גיאולוג מרופא. לכן יש צורך לתת כלים מתאימים.
4. קשר שימור ידע לפיתוח יכולות אישיות וקידום עסקי (Link knowledge continuity to competency programs and career development)
לאחר יישום הערכות, יש לדרבן אנשים להשתמש בהן. הדרך הקלה והטובה היא להסביר להם שזה הכרחי לחברה והכרחי להם עצמם. אם הידע יוכל לעבור בצורה טובה באופן רוחבי ובאופן עתידי, האנשים יוכלו להיות יעילים יותר לך ולחברה.
5. זהה הזדמנויות לתהליכים חכמים (Identify opportunities for smart processes)
יש להמשיך ולפתח באופן תמידי שיטות חכמות, יעילות, מעניינות וטובות לשימור ידע.
ככל שהשיטות יהיו טובות יותר, יעילות יותר ואפילו מהנות יותר לשימוש, הסיכוי גודל שאנשים שיבצעו בהם שימוש ומכאן יש סיכוי גדול יותר לשימור ידע.
עד כאן. ראינו שיש כדאיות לא רק ביישום תוכניות לניהול ידע אלא יש הכרח לתת את הדעת על שימור ידע לטווח ארוך ובעיקר בתחום ההון האנושי.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה