דואר (על כל סוגיו) הוא כלי נפוץ מאוד להעברת מסרים בארגון. כאשר אנחנו רוצים להעביר מידע ממקום למקום הדרך הקלה והנוחה לעשות זאת הוא בעזת "פתק" (במובן הכולל של המילה). אם בעבר מסמכים אלו היו מזכרים (MEMO),"אל מאת" או בסלנג אשכנזי "צטל'ה" כיום נהוג להשתמש בדואר אלקטרוני והסיבות לכך ברורות.
על פי ויקיפדיה העברית (קישור) ראשיתו של הדואר האלקטרוני נעוץ עוד בשנות ה60 עם תוכנה שהייתה דומה יותר למה שאנחנו מכנים היום "מסרים מיידים" אך מקובל לומר כי הדואר האלקטרוני כפי שאנחנו מכירים אותו כיום נולד בשנת 1971 ע"י ריי טומלינסון ברשת ARPANET (קישור). בישראל הדואר האלקטרוני (או הדוא"ל כפי שהאקדמיה ללשון קבעה כי יש לקצר אליו), הובא ב1980 כאשר יוסף רגב, בעזרתה של סימה וינדזברג, בנה מערכת דואר אלקטרוני באוניברסיטת בן-גוריון בנגב. תחילה המערכת שימשה רק את האוניברסיטה עצמה אך לאחר מכן, עברה לשימוש מסחרי.
היתרונות של הדוא"ל על פני מסמכים כתובים עצומה. ראשית ניתן לשלוח הודעות קצרות או ארוכות בקלות על פי מרחקים קצרים או ארוכים בקלות. אין צורך במערכת מסואבת של מזכירות, דוורים, מרכזי מיון וכו'. את כל הפעולות הללו מבצע שרת אשר מעביר הודעות על פני רשת מקומית או אינטרנטית בשניות על פני כל כדור הארץ.
שנית, בהודעות דואר ניתן לצרף קבצים בפורמטים מרובים בקלות ולהעביר בנוסף למלל או תמונות (כבדואר רגיל) גם קבצי שרטוט דו מימדיים או תלת מימדיים, סרטים ובעצם כל קובץ העולה על רוחך.
אם חושבים על זה, הודעות דואר ניתנות גם למציאה בקלות יחסית (למזכרים ולמכתבי נייר) אך בעצם, זהו נושא הפוסט הזה.
כיצד יש לשמור הודעות דואר על כל סוגיו במערכת ניהול הידע הארגונית?
תחילה נדבר על המוטיבציה לעניין. בארגונים מסודרים וגדולים עיקר קבלת ההחלטות הגדולות מתבצע בישיבות מסודרות, עם פרוטוקולים וסיכומי דיון מסודרים אשר אותם קל לסווג ולתייק. אך פעמים רבות שינויים או החלטות קטנות יותר מתקבלות בהודעות בין מס' אנשים. למשל: מתכנן יכול לשלוח מייל ובו "הקוטר של הצינור יתקשה להעביר 1000 מק"ש, אני מציע להחליף לצנרת בקוטר "16". או מהנדס תהליך יכול לשלוח מיל ובו "אין מספיק סודה קאוסטית למתקן ההתפלה, יש להזמין עוד 2 חביות" וכו'.
במקרה הראשון, אותו מתכנן ישמח לשמור את האישור שקיבל ממנהל הפרוייקט בנוגע לשינוי קוטר הצינור לשימוש עתידי ובמקרה השני, אותו מחסנאי שהזמין עכשיו את שתי החביות ירצה לשמור תיעוד של המסמך מאותו מהנדס שביקש להזמין את החביות. מכאן אנו מבינים שעל אף שפרוטוקלים וסיכומי דיון נשמרים בצורה מסודרת וקלה יש צורך לתייק ולשמור גם דוא"ל בארגון.
השיטה הקלה ביותר היא פשוט לתייק בתיקיות בתוך תוכנת הדוא"ל (בד"כ outlook של מיקרוסופט) ולשים הכל שם. היתרונות של פעולה זו היא שהדואר יהיה באמת מתוייק על כל החלקים בו. החסרונות של כך הם שההודעות יהיו מתוייקות מקומית על המחשב או היוזר של המשתמש הספציפי שתייק אותן ולא יהיו נגישות לשאר האנשים. דבר זה גורם לנפח רב על פרוטוקול המשתמש הספציפי ששמר את ההודעות אך גרוע מכך, ההודעה נשמרה גם בצד השולח וגם בצד המקבל. כלומר בהסתכלות ארגונית, הכל כפול (או משולש או מרובע, תלוי במס' הנמענים).
שיטת קצת מורכבת יותר היא לתייק בתוכנה ייעודית אשר נגישה לכולם. היתרונות של שיטה זו היא בעובדה שברגע שאדם כלשהו (בין אם השולח או הנמענים) תייק את ההודעה היא נגישה לכולם ואין צורך ששאר האנשים יתיקו. החסרון של שיטה זו היא שמישהו צריך לקחת אחריות (אם באופן יזום או בנוהל עבודה מוסדר) ולתייק את ההודעה. ואם זה יזום, איל אדע אם ההודעה תוייקה כבר או לא?
השיטה הטובה ביותר היא תיוק אוטומטי. תיוק זה ישמור את ההודעות בצורה מכווצת ללא התערבות אנושית ותוכל לוודא שאין כפילויות בשרת. כלומר, ברגע שהמערכת תתייק הודעת מייל, היא תשלח קישור אליו למשתמש שהמערכת תייקה עבורו את ההודעה וכשהיא תנסה לתייק הודעת מייל שכבר קיימת, היא פשוט תמחק את הכפילות ותשלח את הקישור להודעה הקיימת למשתמש הנוסף. כך אנו מונעים כפילויות, שומרים על נפח אחסון, וגם מתייקים את הדואר ללא מגע יד אדם כך שאין הרהורים.
כמובן שלדעתי, על פי המשתמע מהפוסט עד כה הוא שיש לשמור את כל ההודעה על כך המסמכים המצורפים אליה אך בפורמט מכווץ. אם צריך למצוא את המייל, יש ככל הנראה גם צורך במציאת המסמכים שהיו מצורפים אליו ולא רק להודעת הטקסט שהייתה עליו.
על פי עקרון זה, יש לשמור כל הודעת דואר בארגון כולל דואר כתוב. ועל מנת לעשות זאת יש 2 אופציות עיקריות ואופציה שלישית המשלבת את שתיהן.
1. סריקה של המכתב כקובץ תמונה כלשהו. שיטה זו יעילה לצורך שמירת המסמך המקורי עך היא בעייתית משום שיש צורך להקליד באופן ידני מילות חיפוש הקשורות למייל.
2. סריקה של המסמך והעברתו לפורמט טקסט כלשהו. שיטה זו מסתמכת על תוכנה מסוג OCR (זיהוי תוים אופטי קישור) אשר תמיר תמונה של טקסט לטקסט ממוחשב אשר ניתן יהיה להשתמש בו כטקסט חיפוש (ובעצם מהווה מידע מובנה הרבה יותר מתמונה).
3. שילוב של השניים. קובץ אשר לאחר הסריקה, משתמש בOCR להמרת הכתב באופן אוטומטי. ושומר אותו במקביל לקובץ התמונה. כך נהנים מכל העולמות. המסמך המקורי ושהמידע עליו הופך להיות מוידע מובנה.
עכשיו נשאלת השאלה, מי האחראי על שמירת המידע? גם כאן ישנן שתי אופציות נפוצות ושילוב ביניהן:
1. מקבל המידע עצמו. היתרנות הן שאדם זה יודע בדיוק מהו מידע רלוונטי ומהו מידע לא רלוונטי אך מצד שני, התיוקים לוקחים לו זמן מהעבודה ולא כולם יודעים (או אחראיים) מספיק על מנת לתייק באופן נכון.
2. אדם שתפקידו הוא להיות המתייק הרוחבי. בגדול, הופכי לכך שכל אחד יתייק לעצמו אך הוא לא יודע מה רלוונטי ומה לא והוא מתייק הכל. כמו כן, יש לדאוג להעביר לאדם זה את כל המידע שרוצים לתייק.
באופן אישי אני מעדיף את השיטה הראשונה בשילוב השניה בתנאי שהתיוק הוא נוח. כך שומרים את כל מה שחשוב ורק את מה שחשוב באופן רציף. ובכל פעם שמגיע תיק גדול כלשהו סורקים ושומרים את כולו באופן מרוכז תחת מתייק רשמי כזה או אחר.
כאשר אנו נכנסים לרמות כאלה מדוקדקות של שמירת מידע, יש לתת את הדעת על נושא נוסף והוא הגירת תכנים. כלומר, הפעולה אשר מעבירה את המידע ממערכת כלשהי (בד"כ הישנה) למערכת אחרת (בד"כ החדשה). כאשר עושים את זה, אנו נתקלים בכמה בעיות.
אחת, השדות המזהים שונים. בד"כ כאשר מקימים מערכת חדשה עושים חשיבה מדש לגבי מילות המפתח והשדות אשר אנחנו צריכים להזין כדי לשמור את המידע זמין. כאשר עוברים ממערכת למערכת אנחנו צריכים למצוא את השדות הדומים ולתת את הדעת על השדות השונים. אולי יש צורך להעביר מידע משדה לשדה? אולי כדאי לשנות איזה שדה במערכת כדי שיתאים? אולי בגלל להזין איזה קוד כללי למידע ישן שיעזור לחפש אותו בעתיד?
בד"כ כאשר מקימים מערכת ניהול ידע חדשה, נותנים על זה את הדעת ומי שמבצע את זה אלה אנשי התיוק והמערכת בעצמה אך חשוב להכיר את הבעיה הזו ולתדעת לתכנן מאגרי ידע כך שבעתיד תהיה אפשרות להמיר את השדות למערכת אחרת.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה